Digital bogføring i praksis – bilag og betalingsflows er ofte de største tidsrøvere

Mange virksomheder arbejder i dag digitalt med bogføringen, men oplever alligevel, at der bruges uforholdsmæssigt meget tid på manuelle processer. Det skaber ekstra arbejde, øger risikoen for fejl og lægger et unødigt pres på økonomifunktionen.

Nedenfor beskrives to problemstillinger, som ofte går igen i den daglige bogføringspraksis.

1. Indsamling af bilag – for meget frem og tilbage

Selv i digitale virksomheder foregår indsamling af bilag ofte via manuelle arbejdsgange. Bilag sendes på mail, uploades til mapper eller deles via forskellige platforme. Det giver både manglende overblik og ekstra arbejde.

I praksis betyder det:

• gentagne rykkere efter bilag
• usikkerhed om, hvad der er bogført
• ekstra tidsforbrug ved månedsafslutning og revision

Når bilag skal samles ind manuelt, bliver bogføringen personafhængig og sårbar.

I mange tilfælde giver det stor værdi at vende processen lidt på hovedet ved at lade bilagene flyde direkte ind i bogføringssystemet via faste kanaler, f.eks. mailbokse eller integrationer med OneDrive eller Dropbox.

Samtidig giver det et løbende og mere transparent overblik over, hvilke bilag der er modtaget, og hvilke der fortsat mangler. På den måde kan virksomheden selv følge med i, hvad der mangler dokumentation for, og være på forkant – frem for først at blive opmærksom på mangler i forbindelse med månedsafslutning.

Erfaringen er, at denne tilgang giver større fleksibilitet i hverdagen og gør det lettere at prioritere og følge op løbende.

2. Indløsere og betalingsgateways – komplekst og tidskrævende

En anden gennemgående udfordring opstår i virksomheder med mange digitale betalinger. Bogføring af indløsere og betalingsgateways er ofte blandt de mest tidskrævende opgaver i økonomifunktionen.

Udfordringen ligger typisk i:

• opgørelse af tilgodehavender
• korrekt håndtering af gebyrer
• forskelle mellem bruttoomsætning og udbetalinger
• manuelle afstemninger mellem salg, gebyrer og bank

Når disse forhold håndteres manuelt og bagudrettet, bliver bogføringen både langsommelig og vanskelig at kontrollere.

I praksis ses der ofte betydelige gevinster ved at bogføre betalingsflows løbende og struktureret – herunder løbende opgørelse af gebyrer og tilgodehavender. Det gælder blandt andet virksomheder, der anvender betalingsløsninger som Clearhaus/Pensopay, Paylike, Flatpay og MobilePay samt tilsvarende løsninger.

Erfaringen er, at automatisk bogføring for disse betalingsløsninger i mange tilfælde kan etableres relativt hurtigt, når processer og integrationer tænkes rigtigt fra start. Når bogføringen sker løbende frem for via manuelle efterposteringer, bliver afstemninger enklere, data mere pålidelige og arbejdsbyrden i økonomifunktionen reduceret.

Fællesnævneren: Processer før systemer

Fælles for begge problemstillinger er, at udfordringerne sjældent skyldes manglende systemer. De opstår, når arbejdsgange og integrationer ikke er tilpasset den måde, virksomheden faktisk arbejder på.

Når bilagsflow og betalingsdata behandles konsekvent og løbende, bliver bogføringen ikke blot hurtigere, men også mere robust, mere gennemsigtig og lettere at arbejde med i hverdagen.

Hvad betyder det i praksis?

I praksis er det ofte de grundlæggende arbejdsgange, der afgør, om bogføringen fungerer effektivt i hverdagen. Når processer og integrationer understøtter forretningen, bliver bogføringen mere overskuelig og lettere at arbejde med.

Har du spørgsmål til de beskrevne udfordringer, eller ønsker du en faglig drøftelse af, hvordan bogføringsprocesserne fungerer i praksis i din virksomhed, er du velkommen til at kontakte Stig Træbing Secher.