Overholder din virksomhed de nye regler om ansættelseskontrakter, tidsregistrering og GDPR?
19. januar 2025

Der er den seneste tid sket en hel masse inden for reglerne om ansættelse og registrering. Det kan være uoverskueligt som arbejdsgiver at få overblik over de mange nye krav, der er kommet fra EU, og hvad de helt konkret indebærer af pligter og rettigheder for netop din virksomhed.
De nye regler kan dog betyde, at dine gældende ansættelseskontrakter og ansættelsesskabeloner vil være i strid med den nye lovgivning, medmindre de bliver tilrettet.
Hos Roesgaard oplever vi fortsat udfordringer med, at virksomheder ikke får opdateret ansættelseskontrakter efter de nye regler, ikke lever op til kravene om tidsregistrering samt ikke lever op til databeskyttelsesreglerne efter Datatilsynets reviderede vejledning fra 2023.
Der gives derfor her et kort overblik over en del af de nye og mest centrale regler, som kræver, at du som arbejdsgiver skal handle. For mere konkret vejledning og rådgivning er du altid velkommen til at kontakte Roesgaard, og høre hvad vi kan gøre for at hjælpe din virksomhed bedst muligt.
Regler om tidsregistrering
Efter de nye regler, som trådte i kraft den 1. juli 2024, skal virksomheder implementere et tidsregistreringssystem, som skal være med til at sikre, at arbejdsgiverne overholder reglerne om arbejdstid. Der er metodefrihed for arbejdsgiverne i forhold til at opfylde registreringskravet. Dog er der krav om, at tidsregistreringssystemet skal være tilgængeligt for medarbejderen under ansættelsen, og at oplysningerne skal opbevares i fem år efter udløbet af den periode, som danner grundlag for beregning af den enkelte medarbejders gennemsnitlige ugentlige arbejdstid.
Det er ligeledes væsentligt at være opmærksom på, at tidsregistrering er en personoplysning, der skal behandles i henhold til GDPR, hvilket du kan læse mere om i afsnittet om GDPR herunder.
Regler om ansættelseskontrakter
Som følge af vedtagelsen af arbejdsvilkårsdirektivet i sommeren 2019 og den efterfølgende lovændring i 2023 er der vedtaget ændringer i reglerne for ansættelseskontrakter.
De væsentligste ændringer medfører i hovedtræk følgende:
-
Du skal som arbejdsgiver give din medarbejder en ansættelseskontrakt, hvis vedkommende arbejder mere end tre timer i gennemsnit om ugen over en referenceperiode på fire på hinanden følgende uger, dvs. 12 timer om måneden, eller, hvis du ikke på forhånd kan fastsætte en garanteret mængde betalt arbejde, før ansættelsesforholdet starter.
-
Med den nye lov skal du senest syv kalenderdage efter, at din medarbejder er startet, give vedkommende en ansættelseskontrakt, som indeholder en række minimumsoplysninger. Dette står i forhold til før lovændringen, hvor du har haft op til en måned efter ansættelsesforholdet startede.
-
Medarbejderen skal modtage oplysninger om retten til uddannelse, socialsikringsinstitutioner og hvilket fravær med løn, som medarbejderen har ret til.
-
Du må ikke forhindre din medarbejder i at tage sideløbende ansættelse eller på anden måde forringe din medarbejders vilkår, hvis medarbejderen fortsat kan arbejde i overensstemmelse med den tidsplan, som er angivet i ansættelseskontrakten. Der er undtagelser, hvis særlige omstændigheder gør sig gældende.
Ændringerne medfører som udgangspunkt ikke, at godtgørelsesniveauet for manglende overholdelse af loven ændres, hvorfor medarbejdere fortsat kan modtage en godtgørelse op til 20 ugers løn, hvis reglerne ikke overholdes. Lovforslaget har dog medtaget et ny punkt, hvor din medarbejder kan rejse krav om godtgørelse, hvis vedkommende er blevet udsat for ugunstig behandling eller er blevet opsagt, fordi medarbejderen har påberåbt sig reglerne efter loven.
Regler om GDPR
Datatilsynet har i marts 2023 offentliggjort en revideret vejledning om databeskyttelse i ansættelsesforhold. Du kan herunder læse nogle af ændringerne i vejledningen.
-
Medarbejderfotos
-
Offentliggørelse af medarbejderfotos på virksomhedens hjemmeside kræver som udgangspunkt samtykke. Datatilsynet åbner dog i den nye vejledning op for, at arbejdsgiveren i konkrete tilfælde kan offentliggøre medarbejderfotos med hjemmel i interesseafvejningsreglen, herunder hvis det er nødvendigt af hensyn til arbejdets karakter.
-
-
Referencer
-
Datatilsynet har også førhen anbefalet at indhente samtykke forud for alle tilfælde af indhentelse og afgivelse af en reference. I den nye vejledning skelner Datatilsynet dog nu mellem referencer, der overleveres mundtligt, og referencer der bliver registreret elektronisk. Hvis referenceoplysningerne udveksles elektronisk, vil databeskyttelsesreglerne uden videre finde anvendelse. Hvis referenceoplysningerne udveksles mundtligt, afhænger det af de nærmere omstændigheder omkring indhentelsen og videregivelsen af oplysningerne. Her gælder det at alene mundtlige referencer, der registreres elektronisk eller i et manuelt register, er omfattet af databeskyttelsesreglerne.
-
-
Medarbejderens samtykke
-
Datatilsynet har i den nye vejledning beskrevet, at samtykke i et ansættelsesforhold sjældent vil kunne opfylde betingelserne om at være afgivet frivilligt. Dette er en følge af det det ulige forhold, der ofte består mellem arbejdsgiveren og medarbejderen i ansættelsesforhold. Det er dog ikke udelukket, at behandling af personoplysningerne kan ske på baggrund af medarbejderens samtykke.
-
Sidst er det væsentligt at være opmærksom på, at tidsregistrering er en personoplysning, der skal behandles i henhold til GDPR. Du skal derfor være opmærksom på, at når din virksomhed behandler oplysningerne om den enkelte medarbejders tidsregistrering, skal behandlingen af personoplysningerne og formålet med anvendelsen af oplysningerne fremgå af jeres lovpligtige databeskyttelsesdokumenter.
Kontakt Roesgaard, hvis du som arbejdsgiver vil have hjælp til at stå stærkest muligt i forhold til de nye regler om ansættelseskontrakter, tidsregistrering og GDPR.