Privatlivspolitik

I nærværende privatlivspolitik kan du læse, hvordan vi håndterer de personoplysninger, vi kommer i besiddelse af, når du er kunde hos os, besøger vores hjemmeside eller i øvrigt benytter vores forskellige services.

 

Dataansvar

Roesgaard Godkendt Revisionspartnerselskab er dataansvarlig for behandlingen af personoplysninger, når vi yder assistance med erklæringsafgivelse og rådgivning, og vi sikrer, at jeres og jeres ansattes persondata behandles i overensstemmelse med de regler, der gælder herfor.

Når vi beder jer om at stille jeres og jeres ansattes persondata til rådighed, oplyser vi jer om, hvilke data vi vil behandle og til hvilket formål.

 

Vores oplysninger er:

Selskab:            Roesgaard Godkendt Revisionspartnerselskab

Adresse:           Sønderbrogade 16, 8700 Horsens

CVR-nr.:            37 54 31 28

Telefonnr.:        75 62 99 99

E-mail:              revisor@roesgaard.dk

Website:           www.roesgaard.dk

 

Roesgaard som databehandler

I tilfælde af assistance uden erklæringer, herunder lønbogholderi, leverance af økonomisystemet NAV, udarbejdelse af økonomiske analyser indeholdende personoplysninger, udarbejdelse af selvangivelse samt regnskaber og skattemæssige opgørelser uden erklæringer og Robotic Process Automation, henvises der til Roesgaards databehandleraftale.

 

Behandling af persondata

Vi anvender persondata om jer og jeres ansatte for at kunne udføre opgaver, gøre vores service bedre og sikre kvalitet i vores produkter og tjenester samt i vores kontakt med jer og jeres ansatte.

 

Kategorier af personoplysninger

De persondata, vi behandler, er bl.a.:

• Almindelige persondata, herunder navn, e-mailadresse, telefonnummer, adresse m.v.
• Betalingsoplysninger/transaktionsdata/skatteoplysninger
• Rekrutteringsoplysninger
• CPR-numre
• IP-adresser

 

Formålet med behandlingen af personoplysninger samt retsgrundlag

Vi indsamler og opbevarer jeres og jeres ansattes data i forbindelse med bestemte formål eller andre lovlige forretningsmæssige formål.

Det sker, når vi har brug for oplysninger til:

• Personaleadministration
• Køb, salg og levering af produkter, juridiske ydelser samt andre rådgivningsmæssige ydelser
• Optimering af produkter, tjenester, service eller brugeroplevelser
• Markedsføring

Typisk anmoder vi om – for derefter at behandle - personoplysninger i forbindelse med at vi skal levere en ydelse. Det kan være i forbindelse med udarbejdelse af et årsregnskab. Retsgrundlaget for denne behandling er som udgangspunkt persondataforordningens art. 6, stk. 1, litra 6.

For at være i stand til at løse en opgave, kan vi være nødsaget til at indhente oplysninger hos andre, herunder f.eks. hos Skat. Retsgrundlaget forefindes her i skattelovgivningen.

Hvidvaskreglerne foreskriver, at vi i visse tilfælde skal indhente sundhedskort og kørekort/pas. Retsgrundlaget er i sådanne tilfælde databeskyttelseslovens § 11, stk. 1, nr. 1.

Endvidere indhenter vi personnumre, såfremt vi skal bistå med indberetning af skattemæssige oplysninger.

 

Modtagere eller kategorier af modtagere

Som led i opgaveløsningen, kan vi være nødsaget til at videregive personoplysninger til det offentlige, f.eks. til Skattestyrelsen.

Vi videregiver alene personoplysninger, såfremt vi på forhånd har fået en accept hertil.

 

Vi behandler kun relevante persondata

Vi behandler kun data om jer og jeres ansatte, der er relevante og tilstrækkelige i forhold til de formål, der er defineret ovenfor. Formålet er afgørende for, hvilken type og omfanget af data om jer og jeres ansatte, der er relevante for os. Vi bruger f.eks. ikke flere data, end dem, vi har brug for til det konkrete formål. 

 

Vi behandler kun nødvendige persondata

Vi indsamler, behandler og opbevarer kun de persondata, der er nødvendige i forhold til at opfylde vores fastsatte formål. Det kan være bestemt ved lovgivning, hvilken type data, der er nødvendig at indsamle og opbevare for vores forretningsdrift. Det kan også være nødvendigt for os at indsamle persondata for at opfylde en kontrakt eller en anden retlig forpligtelse.  

 

Vi kontrollerer og opdaterer jeres og jeres ansattes persondata

Vi kontrollerer, at de persondata, vi behandler om jer og jeres ansatte, ikke er urigtige eller vildledende. Vi sørger også for at opdatere jeres og jeres ansattes persondata løbende.

Da vores service er afhængig af, at jeres og jeres ansattes data er korrekte og opdaterede, beder vi jer oplyse os om relevante ændringer i jeres og jeres ansattes data. I kan benytte kontaktoplysningerne ovenfor til at meddele os ændringer.

 

Vi sletter jeres og jeres ansattes persondata, når de ikke længere er nødvendige

Vi sletter jeres og jeres ansattes persondata, når de ikke længere er nødvendige i forhold til det formål, som var grunden til vores indsamling, behandling og opbevaring af jeres og jeres ansattes data, dog under iagttagelse af gældende lovgivning, herunder bogføringsloven, hvidvaskloven m.v.

 

Vi indhenter jeres samtykke, inden vi behandler jeres og jeres ansattes persondata

Vi indhenter jeres samtykke, inden vi behandler jeres og jeres ansattes persondata til de formål, der er beskrevet ovenfor, medmindre vi har et lovligt grundlag for at indhente dem. Vi oplyser jer om et sådant grundlag og om vores legitime interesse i at behandle jeres og jeres ansattes persondata.

Jeres samtykke er frivilligt, og I kan til enhver tid trække det tilbage ved at henvende jer til os. Brug kontaktoplysningerne ovenfor, hvis I ønsker yderligere oplysninger.

 

Vi videregiver ikke jeres og jeres ansattes persondata uden jeres samtykke

Hvis vi videregiver jeres og jeres ansattes persondata til samarbejdspartnere, indhenter vi jeres samtykke og informerer om, hvad jeres og jeres ansattes data vil blive brugt til. I kan til enhver tid trække samtykket tilbage, og I og jeres ansatte kan også frabede jer henvendelser i markedsføringsøjemed i CPR-registeret.

Vi indhenter ikke jeres samtykke, hvis vi er retligt forpligtet til at videregive jeres og jeres ansattes persondata, f.eks. som led i indberetning til en myndighed.

Vi overlader desuden oplysninger til databehandlere, som behandler oplysninger efter vores instruks. Vi sikrer, at der er indgået databehandleraftaler med databehandlerne, inden vi igangsætter behandlingen hos dem, således jeres oplysninger behandles lovligt, fortroligt og med den fornødne sikkerhed. På www.roesgaard.dk kan I se en opdateret liste over dem, Roesgaard har databehandleraftaler med.

 

Sikkerhed

Vi har vedtaget interne procedurer og politikker, der beskytter jeres og jeres ansattes persondata mod at blive tilintetgjort, gå tabt eller blive ændret, mod uautoriseret offentliggørelse, og mod at uvedkommende får adgang eller kendskab til dem.

 

Brug af cookies

Cookies, formål og relevans

Hvis vi placerer cookies, bliver I informeret om anvendelsen og formålet med at indsamle data via cookies.

 

Vi indhenter jeres samtykke

Før vi placerer cookies på jeres udstyr, beder vi om jeres samtykke. Nødvendige cookies til sikring af funktionaliteten og indstillinger kan dog anvendes uden jeres samtykke.

I kan få flere oplysninger på vores hjemmeside om vores brug af cookies, og om hvordan I kan slette eller afvise dem. Hvis I vil tilbagekalde jeres samtykke, så se vejledningen under vores cookie-politik.

 

Jeres rettigheder

I har ret til at få adgang til jeres og jeres ansattes persondata

I har til enhver tid ret til at få oplyst, hvilke data vi behandler om jer og jeres ansatte, hvor de stammer fra, og hvad vi anvender dem til. I kan også få oplyst, hvor længe vi opbevarer jeres og jeres ansattes persondata, og hvem der modtager data om jer og jeres ansatte, i det omfang vi videregiver data i Danmark og i udlandet.

Hvis I anmoder om det, kan vi oplyse jer om de data, vi behandler om jer og jeres ansatte. Adgangen kan dog være begrænset af hensyn til andre personers privatlivsbeskyttelse, til forretningshemmeligheder og immaterielle rettigheder. Såfremt den lovgivning, som vi er underlagt, tillader det, kan I dog gøre brug af jeres rettigheder ved at henvende jer til os. Vores kontaktoplysninger finder I på side 1.

 

I har ret til at få unøjagtige persondata rettet eller slettet

Hvis I mener, at de persondata, vi behandler om jer og jeres ansatte, er unøjagtige, har I ret til at få dem rettet. I skal henvende jer til os og oplyse os om, hvori unøjagtighederne består, og hvordan de kan rettes.

I nogle tilfælde vil vi have en forpligtelse til at slette jeres og jeres ansattes persondata. Det gælder f.eks., hvis I trækker jeres samtykke tilbage. Hvis I mener, at jeres og jeres ansattes data ikke længere er nødvendige i forhold til det formål, som vi indhentede dem til, kan I bede om at få dem slettet. I kan også kontakte os, hvis I mener, at jeres og jeres ansattes persondata bliver behandlet i strid med reglerne herfor.

Når I henvender jer med en anmodning om at få rettet eller slettet jeres og jeres ansattes persondata, undersøger vi, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt.

 

I har ret til at gøre indsigelse mod vores behandling af jeres og jeres ansattes persondata

I har ret til at gøre indsigelse mod vores behandling af jeres og jeres ansattes persondata. I kan også gøre indsigelse mod vores videregivelse af jeres og jeres ansattes data til markedsføringsformål. I kan bruge kontaktoplysningerne øverst til at sende en indsigelse. Hvis jeres indsigelse er berettiget, sørger vi for at ophøre med behandlingen af jeres og jeres ansattes persondata. 

 

I har ret til dataportabilitet i forhold til jeres persondata

I har til enhver tid ret til at gøre brug af dataportabilitet, såfremt I ønsker at få jeres persondata flyttet til en ny leverandør.

Såfremt I er uenig i måden hvorpå, Roesgaard behandler jeres eller jeres ansattes personoplysninger eller de formål, vi anvender dem til, er I velkommen til at kontakte os. I har også ret til at indgive en klage til datatilsynet.

 

Datatilsynet

Carl Jacobsens Vej 35

2500 Valby

Telefonnr.: 33 19 32 00

E-mail: dt@datatilsynet.dk

 

Ændringer af privatlivspolitikken

Vi forbeholder os retten til at ændre nærværende privatlivspolitik, såfremt lovgivningen kræver det eller hvis tekniske løsninger tilsiger det.

 

Databehandleraftaler indgået med Roesgaard Godkendt Revisionspartnerselskab

Leverandør	Lokation / Land	Funktion
IT-leverandører
C-Solution (herunder Flexfone)	Danmark	Telefoni, hosting og Microsoft 365
Dataløn/Vismaløn	Danmark	Lønudbetaling
Heimdal	Danmark	Cyber security software
Timeview	Danmark	Økonomisystem
E-conomic	Danmark	Økonomisystem
Elvium ApS	Danmark	HR-system
MailChimp	USA	Nyhedsbreve
Penneo	Danmark	Underskrivning
Superego	Danmark	It-leverandør m.v.
Norriq Accounting	Danmark	It-leverandør m.v.
Øvrige leverandører
AK7	Danmark	Elektronikafskaffelse
Josaka	Danmark	Konsulent
BS Bogføring	Danmark	Ekstern bogholder
LB Bogføring	Danmark	Ekstern bogholder
Stenner Juhl Bogføring	Danmark	Ekstern bogholder
Rimmer Regnskab	Danmark	Ekstern bogholder
A+B v/ Bente Frandsen	Danmark	Ekstern bogholder